Manual de Usuario
Speedy Follow Up v1.0
Quick Start Guide
Índice
Descripción general de la aplicación
Descripción de las funcionalidades
Administración de usuarios del sistema
Speedy Follow Up es una aplicación de escritorio que tiene como funcionalidad principal el seguimiento de clientes y futuros clientes.
Cuenta además con una agenda para facilitar el trabajo en conjunto del personal.
La aplicación permite la carga de contactos, categorizados por empresa a la que pertenecen, con las cuales se tiene o tendrá relaciones comerciales.
La principal funcionalidad del sistema es la de generar acciones comerciales con los distintos contactos para lograr que las distintas oportunidades se concreten. Las acciones luego de ser generadas pueden ser continuadas (seguimiento) por los usuarios del sistema.
Permite la búsqueda de contactos mediante la aplicación de filtros:
La lupa “grande” realiza la búsqueda de contactos según los filtros seleccionados (pueden ser utilizados en conjunto).
Permite obtener una vista rápida y realizar la búsqueda de los contactos. También permite editar los datos de los contactos y generar nuevos.
El botón “Nuevo Contacto” permite la carga de datos de nuevos contactos y de la empresa a la que pertenecen.
Puede generarse un nuevo contacto para una empresa existente buscando con la lupa o mediante el combo (incluye auto completar para evitar duplicar empresas por errores de tipeo).
En el caso de que la empresa no exista en la base de datos pueden cargarse los nuevos datos accediendo a la Lupa y cargando una nueva empresa o si se necesita cargar la empresa de manera rápida, también se puede escribir el nombre de la nueva empresa en el combo y al guardar el contacto se generará una empresa con ese nombre y con el resto de los datos en blanco para su posterior modificación.
Permite crear una empresa a la que luego se le asignarán contactos.
Permite obtener una vista rápida y realizar
la búsqueda de las empresas. También permite editar los datos de las mismas
y generar nuevos.
La aplicación permite la generación de acciones (una acción es cualquier interacción entre el usuario del sistema y un contacto, por ejemplo un pedido de datos, una posible venta, etc.). Las mismas serán visibles por todos los usuarios para su posterior seguimiento e incluso se pueden asignar responsabilidades sobre el seguimiento de cada acción a un usuario en particular.
Las acciones cuentan con una fecha de próximo contacto, que facilita el seguimiento de los contactos e impide que las acciones queden sin resolución por tiempos prolongados, de esta manera la aplicación permite un permanente contacto con los clientes.
El módulo “Nueva Acción” cuenta con los siguientes campos:
1. Llamada Saliente
2. Llamada Entrante
3. Email
4. Publicidad Gráfica
5. Otros.
1. Indeterminada
2. Éxito
3. Sin Éxito
4. No Responde
1. Abierto
2. Cerrado
Permite al administrador asignar qué usuario va a continuar con el seguimiento de las acciones existentes. Posee varios filtros que permitirán al administrador organizar el trabajo de manera sencilla.
Al hacer click en “Ver” se mostrará la acción con todos los comentarios realizados por los distintos usuarios que realizaron el seguimiento de la misma a lo largo del tiempo.
Cada usuario podrá insertar un nuevo comentario y una fecha de próximo contacto. También permite que se le cambie el estado a la acción por “cerrado” o “abierto” o también el estado de oportunidad “éxito” o “Sin éxito”, “Indeterminado” o “No responde”.
Permite visualizar las acciones asignadas a cada usuario, de manera que los mismos puedan continuarlas sencillamente.
El sistema también cuenta con una agenda, en la cual se programa cualquier tipo de evento.
La misma puede ser compartida con los usuarios del sistema: Por ejemplo si se agenda una reunión para el 11/10/2007 y se comparte con otros usuarios, éstos podrán ver la reunión agendada automáticamente en su propia agenda.
Las agendas se pueden configurar con alertas de aviso con cierto tiempo de anticipación (conocida como: recordatorios en el sistema).
Los recordatorios aparecerán automáticamente en una ventanita en el margen inferior derecho de la pantalla avisando que una agenda se esta por cumplir.
A su vez se puede acceder mediante el icono "ver recordatorios" que muestra todos los que aún no fueron marcados como "leídos".
Una vez marcados como leídos, los mismos desaparecen de esta vista y el sistema no volverá a recordarlos.
El último módulo que presenta se refiere a la administración de usuarios del sistema. Esta pantalla es muy sencilla y sirve para administrar contactos y empresas.
Speedy Follow Up puede ser utilizado en grupo, por varios usuarios. Los usuarios pueden ser de 2 tipos: administradores y normales. Los administradores tienen acceso a la “administración de usuarios” y a la “administración de seguimientos”.
El administrador puede asignar el seguimiento de distintas acciones a los usuarios del sistema y de esta manera organizar su trabajo diario.
